Hoje, o Microsoft Office 365 é líder no mercado super competitivo de aplicativos de negócios SaaS. Na frente até mesmo do G Suite do Google, o Microsoft Office 365 Business tem mais de 200 milhões de usuários mensais ativos.

Mas o Office 365 não é popular só entre os usuários corporativos. Sua presença abrangente faz dele um alvo atraente para os criminosos cibernéticos, ainda mais em tempos de COVID-19.

Em épocas de crise, pessoas mal-intencionadas se aproveitam do medo e da incerteza dos outros porque sabem que eles estão concentrados no que está acontecendo no mundo e se descuidam um pouco da segurança na Internet. Foi por isso que durante a pandemia houve um aumento de ataques cibernéticos, em especial de phishing e outras ameaças de engenharia social que dependem da ação do usuário para liberar um malware.

A COVID-19 também expôs novas vulnerabilidades de segurança quando milhões de empresas tiveram que providenciar ambientes de trabalho remotos, sem a infraestrutura de segurança apropriada. Com os funcionários tendo que acessar recursos confidenciais da empresa fora do firewall, na maioria das vezes por VPN, e muitos deles não utilizando os equipamentos da empresa, a área de ataque ficou muito maior da noite para o dia.

Agora que a poeira começa baixar e as empresas procuram o melhor caminho para seguir em frente, uma das primeiras providências é apertar o cerco à segurança dos seus dados do Office 365. Trabalhar dentro do novo normal para as empresas já é bastante desafiador e tudo o que elas não precisam é de uma brecha de segurança ou um ataque de ransomware.

Como líder no mercado de aplicativos de negócios como serviço, o Office 365 é ótimo para cuidar da infraestrutura, mas cabe a você proteger seus dados. A Microsoft oferece o Office 365 sob um modelo de responsabilidade compartilhada, o que significa que ela se responsabiliza pela operação da plataforma, mas cabe a cada usuário evitar a perda de dados.

Se você acredita que o seu plano de proteção de dados não é suficiente para combater as ameaças cibernéticas cada vez mais sofisticadas, então está na hora de reavaliar esse processo. Considere os quatro pontos fundamentais a seguir ao criar uma estratégia de proteção de dados do Office 365.

1. Invista em uma solução de retenção a longo prazo

A retenção de dados a longo prazo é crucial no caso de uma grande paralisação do sistema, mas o Office 365 não foi projetado com esse recurso.

Por exemplo, o Office 365 retém itens na lixeira só por 90 dias. Se a lixeira for esvaziada, os itens não poderão ser recuperados. O Office 365 também não oferece o recurso de recuperação pontual, o que complica ainda mais a restauração de dados. Sem esse recurso, seus dados mais atuais serão os do seu backup mais recente.

Investir em uma solução de retenção de dados a longo prazo que ofereça recuperação granular a partir de qualquer ponto e restauração rápida para o Office 365 dará a você a tranquilidade de que seus dados não serão perdidos no caso de queda do sistema.

Seus dados do Microsoft Office 365 não são protegidos automaticamente. Veja como você pode preencher falhas críticas de segurança. >>

2. Use uma solução de proteção de dados de terceiros

O modelo de responsabilidade compartilhada da Microsoft coloca o ônus da proteção de dados do Office 365 sobre o usuário. Para proteger ativos essenciais de uma série de ameaças, como ransomware e phishing, da exclusão intencional de arquivos, do erro humano e de bugs de software, você precisa de uma solução de proteção de dados de um especialista.

Quando considerar uma solução de proteção de dados do Office 365, verifique se ela conta com a tecnologia de segurança mais recente, como proteção cibernética alimentada por inteligência artificial e backup externo ou na nuvem para recuperação de desastres.

Escolha uma ferramenta de proteção de dados do Office 365 que ofereça uma proteção abrangente para todos os serviços do Office 365, incluindo Exchange Online, SharePoint Online e OneDrive for Business, e também para todas as outras cargas de trabalho físicas, virtuais e em nuvem.

3. Mitigue os riscos legais e mantenha a conformidade

Ninguém quer estar do lado errado em uma auditoria de conformidade. A perda e exposição de dados do usuário podem custar às empresas uma quantia exorbitante de dinheiro em multas e custas processuais, sem mencionar os danos à reputação e à confiança, que podem afetar seriamente a receita da empresa.

O recurso de Retenção de Litígio do Office 365 pode ser usado para manter os dados por um período para fins de verificação, mas não oferece proteção contra as possíveis consequências legais por dados perdidos ou extraviados.

Esse recurso nunca deve substituir o backup dos dados. Sua solução de proteção de dados de terceiros precisa ser a principal linha de defesa para manter a conformidade e proteger os dados contra violações que podem levar a multas ou indenizações.

Procure uma solução de proteção de dados que ofereça recursos integrados de auditoria e conformidade, como criptografia AES e funcionalidades sólidas de gerenciamento de identidade e acesso (veja mais sobre isso abaixo).

4. Faça do controle de acesso uma prioridade

A Agência de Cibersegurança e Infraestrutura do Departamento de Segurança Interna dos Estados Unidos publicou, recentemente, uma lista de recomendações para proteção do Office 365 contra ataques cibernéticos.

De acordo com o relatório, o gerenciamento de acesso é fundamental para manter o ambiente do Office 365 seguro. Uma das vulnerabilidades mais comuns relacionadas ao acesso são os usuários com privilégios excessivos, que têm acesso a dados confidenciais aos quais não deveriam ter, e contas de administrador não seguras que criam pontos fracos para a invasão.

Basta uma conta mal protegida ou um clique acidental em um link malicioso para que um invasor entre no sistema. Quando encontra uma conta com privilégios desprotegida, o invasor consegue acessar aplicativos essenciais, sendo quase certo que isso terá um impacto negativo para a empresa.

Implementar uma solução de proteção de dados do Office 365 que ofereça um console de gerenciamento unificado, controle e administração de acesso baseado na função adicionará uma camada extra de proteção entre seus ativos digitais confidenciais e às possíveis ameaças à segurança.

Proteja o Office 365 contra a perda de dados e a inatividade

O Office 365 é, hoje, uma solução SaaS comercial líder de mercado. Com centenas de milhões de usuários, não é de admirar que ele tenha se tornado o principal alvo de pessoas mal-intencionadas. Proteger sua infraestrutura do Office 365 deve ser prioridade para evitar a perda de dados e operações de recuperação onerosas.

Solicitar ajuda de um provedor de soluções com décadas de experiência e foco na proteção de dados do Office 365 aumentará a segurança e minimizará a área de ataque da sua empresa. Um provedor confiável pode garantir que as suas iniciativas de prevenção contra perda de dados e recuperação de desastres sejam totalmente eficazes.